Preloader Close

Tarbijate avalduste töötlemise eeskiri

  • Kogu sissetuleva kirjavahetuse saab tiimijuht, kes teeb kirjavahetuse esmase töötluse, eraldades tarbijate avaldused ja kolmandate isikute avaldused, mis on otseselt seotud võlgade sissenõudmise protsessiga.
  • Tarbijate avaldused ja kolmandate isikute avaldused, mis on otseselt seotud sissenõudmise protsessiga, skannitakse kättesaamise päeval ning edastatakse töötajale, kes vastutab avalduste töötlemise eest. Võlgade töötlemise süsteemi tehakse asjaomase võla sissenõudmise asjade juurde kanne avalduse saamise kohta. Avaldusi säilitatakse elektronvormingus serveris, aga originaale hoitakse dokumendiarhiivis. Muud saadetised, millel ei ole otsest seost võlgade sissenõudmise protsessiga, jaotatakse OÜ GS Core vastutavate töötajate vahel alluvuse alusel.
  • Hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast avalduse saamist jaotab vastutav töötaja avalduse olenevalt selle sisust, osakonna töötajate koormusest ja nende kutsepädevusest osakonna töötajate hulgas. Pärast avalduse saamist teeb töötaja võlgade töötlemise süsteemi kande selle kohta, et konkreetsele avaldusele koostab vastuse see töötaja.
  • Avalduses sisalduv teave kuulub andmekaitse alla ning seda töödeldakse ainult isikuandmete kaitse üldmääruse ja muude kohaldatavate õigusaktide nõuete kohaselt.
  • Tarbija avaldusele esitatakse (saadetakse) vastus 30 päeva jooksul selle saamisest. Võttes arvesse asjaolusid, on avalduse töötlemise eest vastutaval töötajal õigus määrata lühem vastuse andmise tähtaeg. Kui vastuse koostamiseks on vaja lisaandmeid või dokumente teistelt isikutelt, siis andmed taotletakse ja vastus koostatakse mõistliku aja jooksul ilma põhjendamatu viivituseta. Avalduse esitajale saadetakse 30 päeva jooksul avalduse saamise päevast teade vastuse esitamise tähtaja pikendamise kohta, nimetades asjakohased põhjused. Igal juhul esitatakse vastus 60 päeva jooksul alates avalduse saamisest.
  • Vastuse koostamisel juhindutakse avalduse sisust ja selles esitatud taotlustest, samuti muudest olulistest asjaoludest. Tarbijale esitatakse võimalikult täielik olukorra selgitus, vaikimata maha olulisi asjaolusid ka juhul, kui nende kohta ei ole avalduses eraldi küsitud.
  • Vastused allkirjastab töötaja, kes vastutab selle eest, et käsitletud teave vastaks seadusele ja äriühingu põhimõtetele. Tema äraolekul allkirjastab vastused teine sellel eesmärgil volitatud isik.
  • Kui tarbija soovib kokku leppida võla tasumise korra, tuleb vastus kooskõlastada äriühingu juhatusega või selle määratud isikuga.
  • Kui avalduse on tarbija nimel esitanud kolmas isik, lisamata esindusõigust tõendavat dokumenti, saadetakse kolmandale isikule palve esitada nimetatud dokument. Vastuse andmise tähtaega arvestatakse esindusõigust tõendava dokumendi saamise päevast. Kui esindusõigust tõendavat dokumenti ei saada, siis avaldusele sisulist vastust ei anta.
  • Vastused saadetakse adressaatidele tähtkirjana või krüptitud kujul identifitseeritud e-posti aadressile, kui avalduses ei ole märgitud muud kättesaamise viisi.
  • Vastus registreeritakse väljasaadetavate dokumentide registris, määrates talle asjakohase järjenumbri. Vastuseid säilitatakse elektroonilisel kujul ja ühte pabereksemplari hoitakse arhiivis. Pärast vastuse koostamist teeb töötaja asjakohase sisuga kande võlgade töötlemise süsteemi.
  • Kui avaldus saadetakse elektrooniliselt, veendub büroo administraator või teine saadetise saanud töötaja, et avaldus oleks allkirjastatud elektrooniliselt. Elektrooniliselt allkirjastatud elektroonilist dokumenti töödeldakse üldise korra kohaselt.
  • Kui elektrooniliselt on saadud avaldus, mida ei ole allkirjastatud elektrooniliselt, tuleb avalduse esitajale saata vastuskiri ja paluda saata avaldus paberile vormistatult või allkirjastada see elektrooniliselt. Selle reegli erand on lubatud ja vastus saadetakse samasuguses elektroonilises vormingus juhul, kui vastus ei nõua konkreetse võla sissenõudmise asja uurimist ning selles ei käsitleta isikut tuvastavat teavet.
  • Suulise avalduse või kaebuse saamisel kaalub töötaja, kas tal on võimalik anda täisväärtuslikku vastust (selgitust) suuliselt. Kui töötaja ei suuda anda sisulist vastust viivitamata või kui vastuse andmisel võidakse isikuandmeid avaldada tuvastamata isikule, palub töötaja tarbijal esitada kirjalik avaldus ja vajaduse korral aitab seda koostada.
  • Selles eeskirjas kirjeldatud avalduste töötlemise kord kehtib täies ulatuses ka juriidiliste isikute ja selliste füüsiliste isikute kohta, keda ei peeta tarbijateks.
  • See avalduste töötlemise eeskiri on avaldatud elektrooniliselt OÜ GS Core veebisaidil, samuti on see paberile vormistatult saadaval kõigis võlgade kohtuvälise sissenõudmise teenuste osutamise kohtades.

Eeskiri jõustub 6. aprillil 2021.